Todo lo que necesitas saber sobre los gastos de desplazamiento
¿Te has preguntado alguna vez cuánto debes cobrar por moverte de un lugar a otro por trabajo? O, ¿te han indicado que hay un límite a partir del cual puedes reclamar los gastos de desplazamiento? Bueno, ¡no te preocupes más! En la siguiente guía, vamos a desglosar esta cuestión de manera sencilla y amigable. A lo largo del artículo, abordaremos aspectos clave como las normativas que rigen los gastos de desplazamiento, cómo calcularlos y los diferentes factores que entran en juego.
¿Qué son los gastos de desplazamiento?
Los gastos de desplazamiento son aquellos costes que una persona incurre al tener que trasladarse de un lugar a otro por motivos laborales. Imagina que tienes que ir a visitar un cliente en una ciudad diferente o asistir a una reunión fuera de tu oficina. Cada kilómetro recorrido, el combustible que gastas y incluso el tiempo empleado, pueden ser considerados gastos deducibles. Pero, ¿a partir de cuántos kilómetros puedes solicitar el reembolso? Veamos más en detalle.
La normativa sobre gastos de desplazamiento
La ley establece ciertas normas en torno a los gastos de desplazamiento. Cada país puede tener sus propias directrices; por ejemplo, en España, la legislación laboral y fiscal menciona que se pueden reembolsar los gastos a partir de un mínimo de 10 kilómetros en trayectos de trabajo. Esto significa que si tu viaje es menor, puede que no tengas derecho a reclamar esos gastos. Sin embargo, recuerda que cada empresa puede tener sus propias políticas internas que complementan esta normativa.
Cómo calcular los gastos de desplazamiento
Calcular los gastos de desplazamiento puede parecer complicado, pero en la práctica es mucho más sencillo. A continuación, te presento los pasos básicos para hacerlo:
Paso 1: Conocer la tarifa por kilómetro
Primero, necesitas saber cuál es la tarifa por kilómetro que aplican la legislación y tu empresa. Muchas organizaciones adoptan las tarifas establecidas por la Agencia Tributaria, así que infórmate sobre ellas, ya que pueden variar de un año a otro. Por ejemplo, en España se rondan los 0,19€ por kilómetro recorrido. Si has utilizado tu vehículo particular, tendrás que multiplicar esta cifra por los kilómetros que hayas viajado.
Paso 2: Registrar los kilómetros recorridos
Es crucial llevar un registro claro de todos los viajes. Puedes usar una aplicación específica o simplemente un cuaderno. Asegúrate de anotar la fecha, el lugar de salida, el destino y el motivo del viaje, porque tendrás que justificar estos gastos.
Paso 3: Sumar todos los gastos
Una vez que tengas todos los kilómetros anotados, el siguiente paso es sumar el total y multiplicarlo por la tarifa por kilómetro. Imagina que viajaste 150 kilómetros a una tarifa de 0,19€. El cálculo sería: 150 * 0,19 = 28,50€. ¡Así de fácil! Recuerda que también puedes contabilizar otros gastos como peajes o estacionamiento, que harán que tu reembolso sea todavía más satisfactorio.
¿Qué gastos se pueden considerar?
Además de la tarifa por kilómetro, hay otros gastos que puedes considerar al momento de reclamar. Vamos a echar un vistazo a estos:
Combustible
Es el más común y, a veces, el que más preocupa. Recuerda que puedes solicitar reembolso no solo de la gasolina, sino también del gasoil si usas un vehículo diésel. Es importante guardar todos los recibos como prueba.
Peajes y estacionamiento
Si durante tu trayecto tuviste que pagar peajes o tarifas de estacionamiento, también puedes incluir estos gastos. Así que, ¡no olvides esos tickets!
Alojamiento
Si tu viaje requiere pasar la noche, los costes de alojamiento son otro aspecto a considerar. Comprueba siempre las políticas de tu empresa, ya que algunas tienen límites para este tipo de gastos.
Consejos para gestionar mejor tus desplazamientos
Cerrar el capítulo con un buen plan puede ahorrarte más de un dolor de cabeza. Aquí tienes unos consejos útiles:
Planifica tus rutas con antelación
A veces, pensar en el trayecto más corto puede ser la clave para ahorrar gastos de desplazamiento. Usa aplicaciones de navegación para encontrar las rutas más efectivas. ¡Y así evitarás sorpresas!
Mantén tu vehículo en buen estado
Un vehículo bien mantenido te ayudará a gastar menos combustible y a evitar posibles problemas en la carretera. Realiza revisiones periódicas y no dejes que pequeñas averías se conviertan en grandes inconvenientes.
Usa el transporte público cuando sea posible
Si no es necesario utilizar tu propio vehículo, considera alternativas como el transporte público. Esto no solo te ahorrará dinero en combustible, sino que también contribuye a la sostenibilidad.
¿Puedo reclamar los gastos de desplazamiento si uso transporte público?
¡Sí! Cualquier gasto que sea necesario para tu labor, incluyendo el uso de transporte público, puede ser reclamado. Guarda todos los billetes y facturas como prueba.
¿Qué hacer si mi empresa no me paga los desplazamientos?
Lo primero es hablar con tu supervisor o departamento de recursos humanos para aclarar la política de reembolsos. Si no obtienes respuesta, el siguiente paso podría ser buscar asesoría legal o de un sindicato.
¿Existen límites en los gastos que puedo reclamar?
Sí, esto depende de la política interna de tu empresa o de las normativas del país. Asegúrate de informarte sobre las directrices específicas que se aplican a tu caso.
Esperamos que esta guía te haya aclarado las dudas sobre los gastos de desplazamiento y que puedas gestionar tus trayectos de forma más eficiente. Recuerda siempre mantener un buen registro de tus gastos y busca siempre asesoría si no estás seguro de las políticas que aplica tu empresa. ¿Tienes más preguntas al respecto? ¡No dudes en consultarlo!